Identificación del documento de acuerdo al código del cuadro de clasificación documental

Caso Universidad Politecnica Salesiana del Ecuador

Resumen

Ante la falta de una cultura archivística en una organización, los documentos realizan una tramitación interna sin tener un control o conocer a qué proceso pertenece, de igual manera la terminología se desconoce confundiendo “conservar” como incorporar los documentos en una carpeta, folder, sobre y ubicarlos en algún espacio físico a la espera del personal que trabaja en un Archivo. La Universidad Politécnica Salesiana en su ambiente organizacional apuesta para que el documento desde su creación tenga consignado una identificación de acuerdo al código del cuadro de clasificación documental. El código estará reflejado en todo el proceso administrativo y académico con la compañía de una estructura alfanumérica que permita agruparlos bajo un mismo número de trámite o asunto. El incorporar el código y la estructura alfanumérica permitirá que el personal ordene la documentación de acuerdo a la estructura dada en el Cuadro de Clasificación Documental.